Introdução

Muitos gestores dedicam grande parte do seu tempo com um único problema: a gestão de estoque. Boa parte disso se dá pela falta de conhecimento acerca do conceito, métodos e benefícios associados à correta organização e manipulação do inventário de uma empresa.

Antes de comentar mais sobre o assunto, é importante entender o que significa realizar o controle de estoque. Basicamente o controle de estoque é o monitoramento e gestão dos produtos. Deve abranger as entradas e saídas de materiais, organização desses materiais internamente, necessidade de compra, entre outros. 

O controle de estoque pode se dar com o uso de diferentes sistemas, no entanto o ideal é a incorporação de sistemas online. Um sistema atualizado e bem programado, deve permitir que o gestor tome decisões rápidas sem gastar horas de seu dia manipulando anotações. 

Em resumo, o controle de estoque deve gerar produtividade, uma gestão orientada, rigorosamente informada acerca de seus produtos e ao fim, financeiramente bem sucedida, ao ajudar na tomada de decisão. É fundamental para o sucesso das empresas e otimização do tempo.

Dicas para otimizar seu tempo com o Controle de Estoque

1 – Primeiro, entenda a demanda de seus produtos.

Conhecer a demanda de cada produto permite que se conheça o fluxo de vendas de uma empresa. Assim é possível que os investimentos sejam direcionados de forma estratégica, entendendo as necessidades de estoque de cada produto individualmente. O que por fim, direciona os esforços dos gestores e/ou funcionários, evitando que a imprevisibilidade causada pela falta de informação, consuma tempo desnecessário.

2 – Conheça todo o inventário.

O inventário representa todos os produtos pertencentes a uma empresa. Mantê-lo organizado e atualizado é um desafio para grande parte dos gestores. Boa parte deste problema se dá pois não existe um sistema de gerenciamento adequado para otimizar e simplificar essa etapa. 

Desconhecer o inventário é uma das consequências da falta de controle e organização do estoque. Além da improdutividade causada pelo desconhecimento do inventário, outros problemas devem ser mencionados: perda de materiais, sensibilidade à roubos e extravios, imprevisibilidade de compra de novos produtos, prejuízos financeiros, entre outros. Essa série de problemas, obviamente, demanda muito tempo e dedicação do gestor e poderiam ser evitados com um sistema de gestão.

3 – Registre tudo que entra e sai da empresa.

O registro do que entra e sai na empresa ajuda no estudo do comportamento de venda dos produtos, controle da localização das mercadorias, dos estoques mínimos e máximos, entre outros. Eliminando, dessa forma, a necessidade de procura desnorteada por produtos que não podem ou não estar no inventário.

Além disso, esses registros permitem que as empresas se adequem a diferentes métodos de organização de estoque. Como exemplo vamos citar o PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai). Esse método gerencia a saída de mercadorias conforme sua data de entrada – muito importante para produtos que possuem data de validade, no entanto não poderia ser aplicado sem o registro de entradas. 

4 – Realize a separação clara dos produtos.

A separação dos produtos, como está ligada à organização do espaço, se estrategicamente realizada ajuda em basicamente todas as etapas do controle de estoque. As mercadorias podem ser organizadas de diferentes maneiras, a maneira correta é aquela que melhor atende às necessidades da empresa.  

Um dos pilares da separação dos produtos é a criação de espaços inteligentes, ou seja, adaptados para a sua funcionalidade. Um bom exemplo dessa prática é facilitar o acesso a determinadas mercadorias, que têm maior rotatividade. Os itens podem ainda ser classificados segundo seus grupos ou famílias, criando a padronização do ambiente. 

Dependendo das características de alguns produtos, estes devem ser armazenados em ambientes que permitam o controle da temperatura, luz, umidade entre outros, então o controle de estoque deve prezar pela qualidade.

5 – Faça o planejamento dos pedidos que devem ser feitos aos fornecedores.

Planejar os pedidos com antecedência e racionalidade permite que o abastecimento de mercadorias se dê de forma inteligente, ou seja, programada segundo as necessidades, urgências e preferências. Esse planejamento inclui, inclusive, o controle de aspectos financeiros do negócio. Muitas vezes criar padrões de compra com os compradores facilita esse processo e a negociação. É importante que os fornecedores sejam cuidadosamente selecionados, preocupando-se com prazos de entrega e qualidade dos produtos.

6 – Escolha um sistema de gestão.

Percebeu o que a maioria das dicas têm em comum? A realização efetiva de todas essas dicas pode ser simplificada com a automatização do controle de estoque. O sistema de gestão é responsável por essa característica, promovendo a otimização de todos os processos e do estoque em geral. 

O sistema de gestão permite a integração de diferentes informações, o que por sua vez facilita a visualização de dados e a tomada de decisão. A principal vantagem da utilização de um sistema que controla e integra todo o estoque, é a precisão que este oferece. Para que um sistema funcione corretamente e dispense o desperdício de tempo do gestor, basta que seja bem estruturado e esteja sempre atualizado. Além de liberar o gestor de determinadas obrigações ou processos cansativos, desocupa a equipe para que se dediquem a outras atividades.

Percebeu que precisa de ajuda para o correto gerenciamento de seus estoques ou ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco. 

Produzido por: Bárbara Ribeiro (Gerente de Projetos da Ômega Júnior), João Marcos (Gerente de Negócios da Ômega Júnior).