Introdução

Para acompanhar tendências mundiais é necessário não só aumentar a produtividade como realizar uma redução de custos também, o que é possível através de uma boa gestão e um ambiente de trabalho adequado.

E é neste cenário que a metodologia 5S é uma grande aliada, um programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão no final da Segunda Guerra Mundial, que visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização.

Conceitos

Os princípios utilizados pelo programa para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total baseiam-se em 5 conceitos:

Seiri (Senso de Utilização e descarte):

Essa etapa inicial vise enxugar todo tipo de material da empresa, observando o que ainda é realmente necessário, o que é utilizado no dia a dia e o que é raramente ou nunca. Dessa forma, o que não tem mais importância e uso pode ser descartado, doado ou transferido de departamento. Além de liberar espaço ele promove uma redução no consumo destes materiais, gerando uma economia e melhorando sua gestão. Um bom exemplo nesse caso é a digitalização de documentos antigos, que geralmente ocupam muito espaço.

– Seiton (Senso de organização):

Essa etapa da continuidade ao trabalho desenvolvido na empresa, é nela que você deve organizar, separar, etiquetar todos os materiais colocando os em seus devidos lugares. A partir disso, estes devem ser classificados de acordo com seu uso e os utilizados mais frequentemente devem ficar em locais mais acessíveis do que os raramente. Essa etapa de organização facilita o dia a dia na empresa, pois qualquer funcionário poderá encontrá-los com mais facilidade e rapidez. Além de otimizar o estoque, com essa identificação fica mais fácil evitar faltas ou excessos.

– Seiso (Senso de limpeza)

O povo oriental acredita que a limpeza é um dos grandes pilares da gestão de qualidade, pois proporciona um ambiente de alta produtividade e desempenho. Essa fase é uma responsabilidade de todos, em que qualquer elemento que causa desconforto, mau cheiro, ruído, falha na iluminação, deve ser melhorado além de atribuir a ideia ede “Sujou, limpou”. Uma melhoria nesse aspecto torna o ambiente mais agradável, com sensação de segurança e conforto, o que influencia diretamente na produtividade dos colaboradores.

– Seiketsu (Senso de saúde e higiene)

O 5s necessita de uma padronização, manutenção e perpetuação das práticas e é nessa fase que esses aspectos são trabalhados. Esses novos valores devem ser normalizados e para isso é necessário definir regras, rotinas e uma fiscalização. Para isso devem ser definidos os responsáveis a dar continuidade na aplicação dos 5s, até que esses conceitos sejam internalizados e passem a fazer parte da cultura da empresa. Esse ponto também trabalha a aparência e higiene pessoal dos colaboradores, hábitos como comer, beber, fumar devem ser evitados no ambiente de trabalho, pois esses aspectos refletem na imagem da empresa.

– Shitsuke (Senso de disciplina)

Esse senso é o de continuidade, ele preza para o suporte ao colaborador para seguir a metodologia 5s. Deve se investir em capacitação através de palestras, treinamentos até que haja uma aceitação e que todos possam executar o programa sem necessidade de cobrança. Essa capacitação ajuda os funcionários a entenderem a necessidade e a importância dessa melhoria contínua, não só para facilitar as tarefas diárias, mas para alavancar os resultados da empresa.

Por que implementar o 5s?

O 5s é uma metodologia de fácil aplicação e que pode trazer muitos benefícios a sua organização, os principais serão listados a seguir:

• Existe um aumento na rapidez e na qualidade das entregas, com um ambiente de trabalho mais organizado e todos os materiais etiquetados e classificados as tarefas diárias se tornam rápidas e orgânicas.
• Outro item é a melhoria na segurança no local de trabalho, com tudo em seus devidos lugares e limpos pequenos acidentes no dia a dia são evitados, preservando o bem estar e a saúde dos colaboradores.
• A produtividade aumenta consideravelmente, pois através dessa metodologia o negócio possui um foco maior na sua atividade essencial. Além de que os colaboradores se sentem mais motivados por estarem inseridos num ambiente bem estruturado.
• Através dele também é possível detectar erros com mais facilidade, já que as atividades começam a se tornar cada vez mais padronizadas e visando uma melhoria contínua. Cada etapa passa a ser visualizada mais detalhadamente.
• Por fim, esse programa facilita a implementação de outras ferramentas de qualidade como Fluxograma, Diagrama Ishikawa (Espinha-de-Peixe), Folha de Verificação, Diagrama de Pareto, Histograma, Diagrama de Dispersão e Cartas de Controle. Além de todos esses pontos a implementação desse programa traz incontáveis benefícios que você pode observar ao aplicá-lo na sua empresa.

Como implementá-lo?

Inicialmente devem ser realizadas reuniões informando, conscientizando e expondo todos benefícios e a importância da implementação desse programa. Depois dessa etapa identifique os colaboradores que possuem um melhor relacionamento no geral e que influenciem os demais para serem os responsáveis por implementar e fiscalizar o programa.

A partir disso é necessário traçar objetivos, metas e prioridades para a execução dessa melhoria, realizando avaliações periódicas para garantir o bom funcionamento. Nestas reuniões periódicas é necessário observar todas as dificuldades de implementação, como contornar essas adversidades, quais metas necessitam maior atenção, entre outros pontos. Dessa forma, a rotina do programa vai se tornar cada vez mais automática e de fácil adaptação.

Case de sucesso

A Coca Cola, uma empresa muito conhecida mundialmente, é uma adepta a metodologia 5s e que obteve resultados expressivos após sua execução, cerca de 70% das reclamações fabris diminuíram com esse programa.

“De acordo com a supervisora de Qualidade da Coca-Cola FEMSA Brasil, Elaine Nascimento, este é o primeiro passo rumo a uma gestão diferenciada: ‘É bom em todos os sentidos, pois o processo melhora a qualidade do serviço realizado e, consequentemente, prestado aos nossos clientes e consumidores, ficamos com uma estrutura de trabalho mais organizada. Além disso, os riscos de segurança no trabalho diminuíram e a mobilidade das pessoas aumentou’, comenta.”

Executar o 5s pode ser o ponta pé inicial para alavancar o seu negócio e uma ótima oportunidade para avaliar a implementação de novas ferramentas de qualidade e um planejamento estratégico para melhorar seus resultados. Um programa que serviu como base para a reestruturação de uma nação em um momento muito marcante da história e que agora pode ser a aliada da sua empresa.